Особенности процесса аутсорсинга

Внедрение аутсорсинга – многоступенчатый процесс для каждой компании, желающей реорганизовать свою деятельность с целью снижения издержек. Уменьшение затрат рассматривается предприятием в долгосрочной перспективе. Поэтому очень важно перед делегированием определенных обязанностей подрядчику рассчитать целесообразность данного решения и все возможные риски.
 

Этапы организации процесса аутсорсинга

Преуспевающая фирма не может быть самодостаточной во всем. Занимаясь профильными процессами, очень тяжело контролировать и совершенствовать выполнение второстепенных задач. Особенно, если учесть тот факт, что обязательно существуют специалисты, способные это делать намного лучше. В таком случае передача вспомогательных бизнес-процессов другой компании будет выгодной с экономической точки зрения.

Выделим основные этапы, необходимые для правильной организации процесса аутсорсинга:

• Оценка состояния компании. Она подразумевает объективный анализ деятельности организации в данный момент. На этом этапе необходимо определить финансовую стабильность предприятия, проблемные зоны и пути их улучшения. Выявив слабые места в развитии компании, можно увидеть, с какими бизнес-задачами она не справляется своими силами. Следовательно, их можно передать надежному аутсорсеру.
• Решение об аутсорсинге. Это, пожалуй, самый ответственный шаг на пути к передаче части обязанностей компании-подрядчику. Несмотря на все видимые преимущества данного решения, нужно «на бумаге» рассчитать его экономическую выгоду. Для этого следует сопоставить затраты на выполнение делегируемых процессов собственными силами с оплатой услуг сторонней организации.
• Выбор компании-партнера. Это определяющий этап перед передачей определенных функций предприятия. В случае выбора некомпетентного подрядчика можно еще более усугубить проблемную зону компании, потеряв контроль над выполнением вспомогательных процессов. А на замену аутсорсера уйдет непозволительно много времени. Поэтому необходимо тщательно провести статистический анализ рынка услуг аутсорсинга и выбрать достойного партнера.
• Постановка задач и согласование условий договора. Даже квалифицированная и ответственная компания-подрядчик, при некорректно поставленной задаче, может не обеспечить желаемый результат или затянуть время переходного периода. Поэтому, чтобы достичь поставленных целей, нужно добиться взаимопонимания между заказчиком и исполнителем. В дальнейшем это существенно улучшит эффективность работы предприятия.
• Плавный переход в аутсорсинг. Данный процесс зачастую является очень болезненным для собственного коллектива компании, так как неминуемо приводит к кадровым перестановкам и сокращению штата сотрудников. Поэтому очень важно подготовить работников к таким изменениям и доступно изложить их необходимость и ключевые особенности.
• Анализ работы. Нужно регулярно проводить анализ отчетности с целью определения эффективности функционирования компании в новом формате. Особенно на первых этапах после передачи обязанностей подрядчику. Следует сопоставить фактические показатели с запланированными. Это позволит понять эффективность системы аутсорсинга и выполнение партнером пунктов договора.

Управление процессами аутсорсинга

Проводить регулярный анализ работы исполнителя очень важно. Ведь основной задачей делегирования обязанностей сторонней организации является экономическая выгода. Нередко случается, что аутсорсер на первых порах сотрудничества показывает высокую эффективность и производительность, а затем она существенно падает. Потеря контроля над этой ситуацией приведет к негативным последствиям для заказчика.
 

Управлением процессами аутсорсинга может заниматься непосредственно компания, которая передает свои второстепенные задачи подрядчику. Это возможно, когда предприятие способно выполнять подобные задачи самостоятельно, но из-за экономической выгоды или по другим причинам решило делегировать некоторые функции исполнителю. При этом менеджеры компании владеют необходимыми навыками для контроля и управления процессом аутсорсинга.

В некоторых случаях компания является некомпетентной для самостоятельного выполнения определенных задач и желает воспользоваться помощью сторонних организаций. В такой ситуации заказчик не способен объективно оценить возможности подрядчика, и производить управление процессами аутсорсинга. Приходиться прибегать к помощи специалистов со стороны и детально прорабатывать все пункты при составлении договора.
 

Периодический мониторинг выполнения исполнителем своих обязанностей и соблюдения ключевых пунктов контракта позволит поверхностно управлять ходом аутсорсинга. При необходимости можно проводить промежуточных анализ, выделив для себя контрольные этапы деятельности подрядчика. Но для повышения конкурентоспособности компании и развития бизнеса необходимо осуществлять полное управление данными процессами.
 

Для этого нужно:

• определить требуемые параметры работы аутсорсера и по ним осуществлять регулярный контроль;
• установить для себя периодичность проведения анализа и мониторинга действий подрядчика;
• постоянно контролировать соблюдения исполнителем пунктов договора;
• определять фактическую результативность деятельности аутсорсинга и сравнивать с запланированными показателями;
• разрабатывать мероприятия по улучшению данных результатов и повышению эффективности работы компании.

Правильная организация аутсорсинга и высокая степень управления его основными процессами позволит достичь желаемых результатов, сократить затраты компании и вывести ее деятельность на новый уровень.